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Étude de cas : AGA Desjardins

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Le Mouvement des caisses Desjardins est un client de Digicast depuis près de 15 ans maintenant, même qu'il s'agit d'un de nos premiers clients! Au printemps 2021, l'équipe de Desjardins nous a fait une demande d'envergure. Celle-ci impliquait de très nombreuses webdiffusions ; plusieurs centaines d'intervenants et de participants ; ainsi qu'un niveau de sécurité et de confidentialité particulièrement élevé. Voici les détails.

Le mandat

Chaque année, les caisses Desjardins partout au Québec tiennent leurs assemblées générales annuelles (AGA). Cependant, étant donné les circonstances exceptionnelles de la dernière année, les plus récentes AGA ont dû se tenir virtuellement pour la toute première fois. Cela représentait 213 AGA réalisées en seulement 4 semaines. Chaque assemblée durait entre 1 h 30 et 2 h, et elle incluait cinq ou six intervenants, tous à distance.

Le plus important dans ce mandat? La sécurité des données des organisateurs et des participants ainsi que la satisfaction et le confort de tous.

Assemblée générale annuelle Caisse Desjardins, Ensemble depuis 120 ans

Notre solution : options adaptables et soutien continu

Les 213 caisses avaient le même objectif, mais ne possédaient pas les mêmes moyens. Afin de combler les besoins de chacune d'entre elles tout en respectant leurs budgets, Digicast a proposé trois options :

  • Option 1 : Une webdiffusion audio seulement avec présentation synchronisée et votation (ex. PowerPoint, Keynote ou autre)
  • Option 2 : Une webdiffusion en direct de leurs installations avec présentation synchronisée et votation
  • Option 3 : Une webdiffusion en direct de studios professionnels dans leur région avec présentation synchronisée et votation

Chaque Caisse a ainsi choisi l'option qu'elle préférait et planifié un événement correspondant à sa propre situation.

Votation sécurisée

Peu importe l'option choisie, toutes les webdiffusions incluaient une boite à questions en direct pour les participants et notre fonctionnalité de votation hautement sécurisée. Ainsi, les participants pouvaient proposer ou seconder une motion, puis passer au vote par un simple clic. L'expérience des participants restait facile et ergonomique en tout temps, en particulier lorsqu'ils devaient intervenir.

Étant connectée à la webdiffusion via leur compte AccèsD, chaque personne ne pouvait participer qu'à la webdiffusion de la caisse dont elle est membre.

Priorité à la sécurité informatique

Pour Desjardins, le défi n'était pas seulement logistique ou événementiel. C'était avant tout une question de cybersécurité. Les informations partagées durant les AGA ainsi que les données des membres sont confidentielles et devaient évidemment le rester.

Notre expertise en sécurité informatique nous permet d’adapter nos solutions aux besoins spécifiques de chaque mandat. Nous avons donc intégré la connexion aux webdiffusions directement à AccèsD grâce à une interface de programmation applicative (API) sur mesure. Les participants souhaitant assister aux événements devaient simplement se connecter à leur compte AccèsD. Ils évoluaient alors dans un environnement familier et n'avaient pas à se connecter à une autre plateforme ou à télécharger une application tiers. Non seulement leur sécurité était garantie, leur confort l'était aussi.

Assistance en direct

L'équipe Digicast assistait également tous les organisateurs dans la planification et la tenue de leurs webdiffusions. Nos experts étaient à l'écoute à toutes les étapes du processus pour assurer la satisfaction de l'équipe Desjardins et des membres qui participaient aux AGA. Lors des diffusions, comme à son habitude, l'équipe technique répondait en direct, en français ou en anglais, à toute demande de la part des organisateurs, des intervenants ou de l'auditoire.

Suivi quotidien

Pour assurer le déroulement optimal des 213 webdiffusions, plusieurs de nos experts ont travaillé sur le dossier, dont Christophe, chargé de projets d'expérience. Durant ces quatre semaines, il était entièrement attitré au mandat des AGA Desjardins. Il était responsable de toutes les opérations et des demandes de chaque client ; un rôle qu'il a assumé de façon efficace et rigoureuse. Selon lui, « le point le plus positif dans tout ça, c'est le travail d'équipe! On était tous à l'écoute et prêts à agir. La communication était primordiale et tout le monde en était conscient. »

Ainsi, par souci d'efficacité communicationnelle et organisationnelle, Christophe a instauré des rencontres quotidiennes de suivi. Celles-ci permettaient d'assurer le bon déroulement de chaque diffusion et de facilement prévoir les prochaines étapes. Au cours du projet, il est devenu évident que ces rencontres étaient essentielles.

Le résultat

En résumé, tout s'est très bien déroulé! Étant donné le grand nombre de webdiffusions et la quantité de personnes impliquées, Christophe et l'équipe s'attendaient à faire face à quelques défis en cours de route. En événementiel, il faut être prêt à tout et s'attendre à l'imprévisible.

Rien de la sorte ne s'est toutefois produit. Tous les événements se sont tenus sans faute! Un mandat de longue haleine comme celui-ci incluant une quarantaine de personnes n'aurait pas pu aussi bien réussir sans l'ouverture et l'implication de Desjardins et de Digicast. La collaboration et la communication sont des facteurs clés ayant mené le projet à bon port.

Du jamais vu

  • Entre 14 et 16 webdiffusions par jour du lundi au jeudi pendant 4 semaines
  • Plus de 375 heures de diffusion en direct en 16 jours
  • 48 de nos experts impliqués dans le projets
  • Plus de 1400 conférenciers ou conférencières

La réussite de ce mandat démontre la capacité de Digicast d'offrir des solutions adaptées aux besoins spécifiques de chaque événement en matière de disponibilité, de sécurité et de service client. Il n'existe pas de solution unique en webdiffusion d'événement. La flexibilité, l'écoute des besoins et la collaboration sont de mise. L'équipe Digicast possède ces qualités et bien plus. Nous veillons à offrir à chaque client l'expérience personnalisée et efficace qu'il mérite.

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