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Étude de cas : 213 AGA en ligne en 4 semaines

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Au printemps 2021, l'un de nos clients nous a fait une demande d'envergure. Celle-ci impliquait de très nombreuses webdiffusions ; plusieurs centaines d'intervenants et de participants ; ainsi qu'un niveau de sécurité et de confidentialité particulièrement élevé. Voici les détails de ce projets qui sortait de l'ordinaire.

Le mandat

Chaque année, ce client (qui souhaite demeurer anonyme) organise des assemblées générales annuelles (AGA) dans chacune de ses succursales au quatre coins du Québec. Étant donné les circonstances exceptionnelles du à la pandémie, les plus récentes AGA ont dû se tenir en ligne pour la toute première fois. Cela représentait 213 AGA réalisées en seulement 4 semaines. Chaque assemblée durait entre 1 h 30 et 2 h, et elle incluait cinq ou six intervenants, tous à distance.

Le plus important dans ce mandat? La sécurité des données des organisateurs et des participants ainsi que la satisfaction et le confort de tous pendant les AGA en ligne.

Notre solution : options adaptables et soutien continu

Les 213 succursales avaient le même objectif, mais ne possédaient pas les mêmes moyens. Afin de combler les besoins de chacune d'entre elles tout en respectant leurs budgets, Digicast a proposé trois options :

  • Option 1 : Une webdiffusion audio seulement avec présentation synchronisée (ex. PowerPoint, Keynote ou autre) et votation
  • Option 2 : Une webdiffusion en direct de leurs installations avec présentation synchronisée et votation
  • Option 3 : Une webdiffusion en direct de studios professionnels dans leur région avec présentation synchronisée et votation

Chaque succursale a ainsi choisi l'option qu'elle préférait pour son AGA en ligne et planifié un événement correspondant à sa propre situation.

Votation sécurisée

Peu importe l'option choisie, toutes les webdiffusions incluaient une boite à questions en direct pour les participants et notre fonctionnalité de votation hautement sécurisée. Ainsi, les participants pouvaient proposer ou seconder une motion, puis passer au vote par un simple clic. L'expérience des participants restait facile et ergonomique en tout temps, en particulier lorsqu'ils devaient intervenir.

Priorité à la sécurité informatique

Pour notre client, le défi n'était pas seulement logistique ou événementiel. C'était avant tout une question de cybersécurité. Les informations partagées durant les AGA ainsi que les données des participants sont confidentielles et devaient évidemment le rester.

Notre expertise en sécurité informatique nous permet d’adapter nos solutions aux besoins spécifiques de chaque mandat. Nous avons donc intégré la connexion aux webdiffusions directement au site web du client grâce à une interface de programmation applicative (API) sur mesure. Les participants souhaitant assister aux événements devaient simplement se connecter à leur compte. Ils évoluaient alors dans un environnement familier et n'avaient pas à se connecter à une autre plateforme ou à télécharger une application tiers pour assister à l'AGA en ligne. Non seulement leur sécurité était garantie, leur confort l'était aussi.

Assistance en direct

L'équipe Digicast assistait également tous les organisateurs dans la planification et la tenue de leurs webdiffusions. Nos experts étaient à l'écoute à toutes les étapes du processus pour assurer la satisfaction des organisateurs et des participants. Lors des diffusions, comme à son habitude, notre équipe technique répondait en direct, en français ou en anglais, à toute demande de la part des organisateurs, des intervenants ou de l'auditoire.

Suivi quotidien

Pour assurer le déroulement optimal des 213 webdiffusions, plusieurs de nos experts ont travaillé sur le dossier, dont Christophe, chargé de projets d'expérience. Durant ces quatre semaines, il était entièrement attitré à ce mandat. Il était responsable de toutes les opérations et des demandes de chaque client ; un rôle qu'il a assumé de façon efficace et rigoureuse. Selon lui, « Le point le plus positif dans tout ça, c'est le travail d'équipe! On était tous à l'écoute et prêts à agir. La communication était primordiale et tout le monde en était conscient. »

Ainsi, par souci d'efficacité communicationnelle et organisationnelle, Christophe a instauré des rencontres quotidiennes de suivi. Celles-ci permettaient d'assurer le bon déroulement de chaque diffusion et de facilement prévoir les prochaines étapes. Au cours du projet, il est devenu évident que ces rencontres étaient essentielles.

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Le résultat de ses AGA en ligne

En résumé, tout s'est très bien déroulé! Étant donné le grand nombre de webdiffusions et la quantité de personnes impliquées, Christophe et l'équipe s'attendaient à faire face à quelques défis en cours de route. En événementiel, il faut être prêt à tout et s'attendre à l'imprévisible.

Rien de la sorte ne s'est toutefois produit. Tous les événements se sont tenus sans faute! La collaboration et la communication sont des facteurs clés ayant mené le projet à bon port.

Du jamais vu

  • Entre 14 et 16 AGA en ligne par jour du lundi au jeudi pendant 4 semaines
  • Plus de 375 heures de diffusion en direct en 16 jours
  • 48 de nos experts impliqués dans le projets
  • Plus de 1400 conférenciers et conférencières

La réussite de ce mandat démontre la capacité de Digicast d'offrir des solutions adaptées aux besoins spécifiques de chaque événement en matière de disponibilité, de sécurité et de service client. Il n'existe pas de solution unique en webdiffusion d'événement. La flexibilité, l'écoute des besoins et la collaboration sont de mise. L'équipe Digicast possède ces qualités et bien plus. Nous veillons à offrir à chaque client l'expérience personnalisée et efficace qu'il mérite.

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