Chaque élément de vos diffusions web vous représente. Il est donc primordial de veiller à offrir une expérience professionnelle qui respecte l'image de marque et les valeurs de votre entreprise. Plus facile à dire qu'à faire? Vous trouvez que vos événements virtuels ne sont pas à la hauteur? Jetez un oeil à cet article et découvrez 8 raisons qui pourraient expliquer cette lacune.
Découvrez tout ce qu'il y a à savoir sur les événements virtuels.
1. Outil non adapté aux diffusions web
Il existe de nombreux outils de communication vidéo pour les entreprises. Ces outils comblent différents besoins et peuvent être séparés en deux grandes catégories :
- les outils de réunion (ex. Microsoft Teams) ;
- les outils de webdiffusion (ex. les outils signés Digicast).
Pour les événements virtuels rassemblant un grand nombre de personnes (de 50 à 100 000 participants!) ou ayant besoin de fonctionnalités avancées, la solution idéale est de choisir un outil de webdiffusion. Ceux-ci sont conçus pour répondre spécifiquement aux besoins des présentations professionnelles. Puisque les outils de réunion n'ont pas été conçus pour satisfaire ces besoins, on n'y retrouve pas ce type de fonctionnalités performantes, telles que la traduction en simultané, l'archivage de la diffusion, la personnalisation de l'interface, une fenêtre distingue pour votre présentation PowerPoint synchronisée avec allocution ou l'analyse détaillée des données.
Un outil de webdiffusion efficace vous permettra de suivre et d'analyser les données relatives à vos diffusions en temps réel et de les conserver à la fin de vos événements. Vous saurez ce qui marche ou pas, à quels moments les participants se sont connectés et déconnectés, leurs langues, s'ils ont participé aux votes et plus.
2. Présentation synchronisée inadéquate
Lors de vos événements webdiffusés, qu'il s'agisse d'une assemblée générale, d'un gala ou d'une conférence, vous voulez capter et conserver l'attention de votre auditoire du début à la fin. Vous accompagnez donc vos webdiffusions de vidéos ou d'une présentation de style PowerPoint. (Ce sont des incontournables de nos jours!) Cependant, si votre vidéo n'apparait pas au moment voulu ou que votre présentation contient des fautes d'orthographe, l'attention de votre public et votre crédibilité en prennent un coup.
3. Plateforme limitante
Pour offrir une expérience de qualité dont votre public se souviendra, vous avez besoin d'une plateforme pouvant accommoder tous vos besoins. Qu'il s'agisse de besoins en matière d'interactivité, de cybersécurité ou de connectivité, plusieurs plateformes offrent dorénavant une grande variété de fonctionnalités :
- authentification ;
- inscription ;
- vote sécurisé ;
- questionnaire chronométré ;
- sondage ;
- visualisation des résultats en direct ;
- prise de parole en direct ;
- et plus.
L'univers de la webdiffusion évolue rapidement et de nombreuses tendances voient le jour et se distinguent. Pour vos prochains événements virtuels, n'oubliez pas de considérer les tendances de l'industrie des webdiffusions.
4. Mauvaise qualité de son ou d'image
Décalage entre le son et l'image, mauvais cadrage, manque de lumière ou volume trop faible... Plusieurs facteurs peuvent irriter ou agacer les participants durant vos diffusions web. Le rendu de votre diffusion a un impact direct sur la perception que le public a de votre entreprise. Pourquoi ne pas opter pour une véritable mise en scène style « bulletin de nouvelles » ou « talk show »? Montrez à votre auditoire qu'il assiste à un événement important ; ce n'est pas un simple appel Facetime! Que ce soit depuis vos propres locaux ou en studio, veillez toujours à utiliser un équipement de qualité afin d'obtenir un résultat professionnel.
5. Aucun soutien pour les participants
La satisfaction des participants, qu'il s'agisse d'employés, de membres ou de clients, est une priorité! Si vous organisiez un événement en personne, des gens seraient sur place afin d'assister les participants et de leur offrir de l'aide en cas de problème. C'est la même chose pour les événements virtuels ou hybrides.
Songez à proposer du soutien technique à votre public. Certaines personnes ne sont pas à l'aise avec les nouvelles technologies. Des participants pourraient, par exemple, avoir besoin d'aide pour se connecter à l'événement. Savoir que des experts sont présents en cas de besoin mettra votre auditoire en confiance. Il saura que vous le mettez au centre de vos préoccupations.
6. Manque d'adaptabilité
Pour une expérience utilisateur optimale, il vous faut opter pour un outil de webdiffusion conçu de façon à s'adapter à l'appareil de chaque participant. Le rendu de votre diffusion web doit être ergonomique autant sur un mobile que sur une tablette ou un ordinateur. C'est ce qu'on appelle le « responsive design ». Cela évitera bien des frustrations chez certains participants.
7. Maître de cérémonie malhabile
Le rôle de maître de cérémonie ou de maîtresse de cérémonie est très important. Cette personne dirige votre événement et devient une sorte de guide pour les participants et les intervenants. Elle représente votre entreprise tout au long de la diffusion web.
Le maître ou la maîtresse de cérémonie doit donc être au courant de ce qui se passe et orienter le déroulement de l'événement que ce soit en partageant des informations à l'auditoire, en introduisant des conférenciers ou en animant des activités ou des périodes de questions. Il est essentiel qu'il ou elle soit au courant des détails et du déroulement de l'événement tout au long de la diffusion web. Cela peut être fait par retour vidéo et grâce à des rétroactions et des suivis d'information en temps réel de la part des modérateurs de l'événement.
Votre maître ou maîtresse de cérémonie peut ainsi offrir une performance à la hauteur de votre organisation, respecter vos valeurs et montrer votre professionnalisme.
8. Manque de fluidité générale
Les pauses inattendues et les délais inopportuns sont monnaie courante en événementiel. Malgré tout, cela ne les excuse pas! Pensez, par exemple, à un conférencier éprouvant des difficultés avec la plateforme de webdiffusion, à une connexion interrompue, à un clavardage public distrayant l'auditoire ou à une vidéo qui ne démarre pas... Plusieurs éléments peuvent malheureusement rendre votre présentation difficile à suivre et vous faire perdre l'attention des participants.
En bref, lors de diffusions web, plusieurs raisons peuvent expliquer une exécution et une expérience globale décevantes. Pour vos communications d'entreprise webdiffusées, vous avez cependant tout à gagner à offrir des diffusions web professionnelles et percutantes. Comment voulez-vous que le public se souvienne de votre événement et de votre entreprise? Des communications à votre image, pertinentes et intéressantes vous aideront à atteindre vos objectifs organisationnels.