Organiser un événement tout en minimisant son impact sur l'environnement est aujourd'hui essentiel. Que vous prépariez une conférence, un salon professionnel ou un événement corporatif, voici les meilleures pratiques et des conseils pour diminuer votre empreinte écologique.
1. Choisir un lieux respectueux de l'environnement
Optez pour des sites de congrès et des hôtels dotés de certifications environnementales, tel que LEED. Cela garantit que ces établissements ont une gestion durable des ressources et une réduction de la consommation d'énergie et d'eau. Vous bénéficierez de leur expertise.
2. Éviter les déplacements superflus
Trouvez un lieu près des participants visés ou facilement accessible à la majorité d'entre eux. Vous diminuez ainsi l'empreinte écologique de l'événement en réduisant le nombre de kilomètres à parcourir que ce soit en avion ou en voiture. Un système de navettes écologiques entre les sites de l'événement et les hébergements pourraient également être mis en place.
Au besoin, pensez à rendre votre événement hybride en offrant une version webdiffusée pour les personnes qui sont trop loin ou qui, pour une raison ou une autre, ne peuvent pas participer en présentiel. Le virtuel devient ainsi une plateforme propice à la diffusion de vos messages à plus de gens. Vous pouvez atteindre un public plus diversifié qui englobe les personnes malades, les personnes en situation de handicap ainsi que les individus plus vulnérables. Avec une webdiffusion, vous simplifiez de facto l'expérience de nombreux individus souvent négligés.
3. Encourager les déplacements responsables
De nombreuses solutions de rechange à la voiture solo sont possibles. En tant qu'organisateur, vous pouvez offrir des passes pour le transport en commun pour la durée de l'événement ou faciliter le covoiturage en donnant accès à un outil de communication aux participants intéressés.
Bref, encouragez les participants à privilégier les transports en commun, le covoiturage ou les moyens de transport non polluants pour se rendre à l'événement. L'impact sur les émissions de CO2 - et donc sur l'empreinte écologique de l'événement - n'est pas négligeable.
4. Gérer adéquatement les déchets
La mise en place de mesures pour le recyclage et le compostage est aujourd'hui incontournable. Le tri sélectif et le recyclage permettent de réduire la quantité de déchets envoyés au dépotoir et d'encourager une économie circulaire. Vous le faites sans doute à la maison; pourquoi ne pas le mettre en pratique dans vos événements?
De plus, en incluant un système imagé simple à comprendre, vous vous assurez la compréhension du plus grand nombre de personnes possibles. Certains établissements possèdent même déjà un tel système.
5. Réduire la production de déchets
Il est important de bien gérer les rebuts, mais ce qui est encore mieux, c'est de produire le moins de déchets possible. Une grande part des déchets produits est liée à l'alimentation. Remplacez la distribution d’eau embouteillée par une fontaine mobile ; utilisez des gobelets en consigne ; optez pour de la vaisselle réutilisable ou compostable ; remettez les aliments non consommés à des banques alimentaires ou des organismes communautaires...
Il en va de même pour tout ce que vous donnez aux participants. Documents, cadeaux, marchandises, articles promotionnels... Avant de prendre une décision, évaluez la pertinence et l'impact de ce que vous comptez offrir aux participants. Posez-vous cette question : « Mon organisation atteint-elle un objectif significatif en offrant ce produit? »
6. Penser à la sensibilisation et l'éducation
Informer les participants, les partenaires et les prestataires de services sur les pratiques durables et les inciter à adopter des comportements respectueux de l'environnement peut avoir un impact positif sur l'empreinte écologique l'événementiel. Ne serait-ce qu'en mettant en place les stratégies présentées dans cet article, vous envoyez un message : l'environnement est important et il faut agir maintenant.
7. Encourager la participation virtuelle
On ne se le cachera pas, tous les conseils précédents sont bons, mais il y a une limite à ce qu'on peut faire en présentiel. Le virtuel est la manière la plus simple et efficace de diminuer l'empreinte écologique de l'événement.
Les avancées technologiques permettent aujourd'hui d'organiser des événements virtuels de toutes ampleurs. Cela réduit à presque rien la nécessité de voyager. L'impact sur l'empreinte écologique d'un événement est plus que considérable puisque, tout dépendant du type d'événement, les déplacements des participants composent de 31 % à 75 % de l'empreinte carbone totale du rassemblement.
En encourageant la participation virtuelle et en offrant des possibilités de webdiffusion en direct, vous pouvez donc diminuer l'empreinte écologique à tous les coups. Le fait est qu'en virtuel, vous éliminez les principales sources de gaz carbonique et de détritus en événementiel (transport et alimentation). En plus, c'est facile et avantageux d'un point de vue économique.
Il est impératif de prendre conscience de l'impact substantiel que les événements exercent sur notre environnement. Conférences, congrès, assemblées, salons... Les activités liées à la tenue de ces événements ont une influence directe sur l'état de notre planète et les communautés. C'est pourquoi Digicast s'engage à vous accompagner dans la réduction de l'empreinte écologique de vos événements. Peu importa la nature de votre rassemblement ou son envergure, des experts de l'événementiel peuvent vous aider.