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Comment organiser une AGA virtuelle

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Comme pour n'importe quel événement, organiser une AGA virtuelle comporte ses spécificités. Vos connaissances et vos expériences en événementiel vous aideront, mais certaines particularités du virtuel doivent absolument être prises en considération pendant l'organisation et la tenue de l'AGA. Découvrez ces éléments différentiateurs et des conseils pour les concilier de façon efficace avant et pendant votre AGA virtuelle.

Avant l'AGA virtuelle

Choisir la bonne plateforme

Il existe aujourd'hui de nombreux outils de webdiffusion et de rassemblement virtuel. Les différentes plateformes n'offrent cependant pas toutes les mêmes fonctions et la même flexibilité. Prenez donc le temps de magasiner votre fournisseur afin de bénéficier des fonctionnalités les plus adaptées à vos besoins.

Vous trouverez des outils spécialement conçus pour les AGA virtuelles et leurs particularités. Ces solutions de webdiffusion incluent des fonctionnalités avancées facilitant grandement le déroulement de n'importe quelle AGA à distance. Certaines sont liées à la cybersécurité et à la votation, d'autres touchent l'accessibilité et la qualité de la diffusion. Dans tous les cas, elles optimisent l'expérience des participants, mais aussi celle des organisateurs. Un outil spécialisé est souvent le meilleur choix pour organiser une AGA virtuelle.

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Choisir le mode de diffusion

Plusieurs formules peuvent être adoptées dans le cadre d'une AGA virtuelle. Le choix dépendra de vos besoins et de vos moyens. En général, lorsque nous participons à l'organisation d'une AGA virtuelle, nous proposons trois modes de diffusion. Ces formules se veulent flexibles et adaptables afin de répondre aux demandes de toutes entreprises et industries tout en prenant part à la création d'une image forte et positive.

  1. AGA virtuelle avec webdiffusion audio seulement et présentation synchronisée (ex. PowerPoint, Keynote ou autre)
  2. AGA virtuelle avec webdiffusion vidéo par acquisition de signal avec vos propres outils (ex. webcam, ordinateur portable, salle de conférence ou autre)
  3. AGA virtuelle avec captation professionnelle dans les bureaux de l'entreprise, dans nos studios ou dans les studios d'un partenaire

Définir les rôles de chacun

Quel que soit le mode de diffusion choisi, certains membres de votre équipe auront un rôle à jouer durant l'événement. Pendant que vous organisez votre AGA virtuelle, vous devrez sélectionner ces personnes et présenter leurs rôles. Il ne faut pas décider cela le matin de l'AGA! Chacun devra connaître ses tâches et responsabilités au préalable.

Rôles devant la caméra

Ces premières responsabilités ne diffèrent pas d'une AGA traditionnelle.

  • Animateur ou maître de cérémonie : Cette personne sera le leader de votre AGA. Il s'agit souvent du président ou de la présidente de l'assemblée.
  • Orateur(s) ou oratrice(s) : Les personnes autres que le maître de cérémonie, qui seront appelées à intervenir durant l'assemblée.

Rôles en arrière scène

Contrairement aux rôles devant la caméra, le nombre de rôles et les tâches exactes à réaliser derrière la caméra peuvent varier selon la plateforme de webdiffusion choisie. Par exemple, si vous travaillez avec Digicast, deux personnes de votre entreprise seront impliquées en arrière scène lors de la tenue de l'AGA virtuelle.

  • Modérateur ou modératrice : Cette personne sera responsable de la boîte à question et du clavardage lors de l'AGA. Elle pourra modérer les informations partagées par les participants, répondre aux questions directement et pousser certaines questions à l'animateur afin qu'il y réponde en direct.
  • Responsable de la présentation synchronisée : Cette personne s'occupera de changer les différentes diapositives de la présentation synchronisée tout au long de la présentation.

(À noter : Si vous faites affaire avec Digicast, les personnes responsables de la modération et de la présentation synchronisée recevront une formation personnalisée sur la plateforme de webdiffusion choisie.)

Faire des tests

Avant la tenue de l'AGA, il est recommandé de tester votre équipement, vos installations, votre présentation synchronisée, vos vidéos ainsi que votre connexion internet et la puissance du réseau. En cas de problème, vous aurez le temps de trouver de nouvelles solutions ou de changer vos plans.

Pendant l'AGA virtuelle

Au besoin, vérifier le quorum et les présences

Ce n'est pas le cas de toutes les organisations, mais certaines auront besoin de confirmer l'atteinte du quorum avant que l'assemblée puisse délibérer et procéder à des votes. Cela peut sembler être un défi difficile à surmonter, mais ce n'est pas le cas, loin de là!

Lorsque votre AGA est virtuelle, vous pourrez facilement suivre le nombre de participants et leur identité avec les données récoltées par votre outil de webdiffusion. Ces statistiques vous seront utiles pendant l'assemblée, mais aussi après afin de calculer vos indicateurs de performance. Considérez donc les informations et les données que vous souhaitez collecter lors du choix de plateforme.

Regarder la caméra

Une erreur courante chez les gens ayant peu d'expérience devant la caméra en webdiffusion est de s'adresser aux personnes en studio (ou dans le bureau). Il ne faut pas s'adresser à la salle, mais aux participants chez eux. Dans le cadre d'une AGA virtuelle, il vaut donc mieux regarder la caméra droit dans l'objectif. Les différents intervenants sembleront ainsi parler directement aux participants et créeront un contact plus direct.

Afin de rester en confiance et calme tout au long de votre AGA virtuelle, consultez notre article 7 conseils pour être en confiance lors de vos webdiffusions officielles.

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