Les événements virtuels sont l'avenir de l'événementiel. Ils gagnent en popularité à mesure que les gens deviennent plus connectés par la technologie. Ils sont un excellent moyen pour les organismes et les entreprises de communiquer avec des publics du monde entier de manière engageante. Au premier regard, vous en douterez peut-être, mais c'est aussi le cas pour les assemblées générales annuelles (AGA)!
Les AGA virtuelles, hybrides ou webdiffusées sont l’occasion de surmonter de nombreuses limites et d’éliminer certaines des barrières associées aux AGA physiques. Ils offrent à tous les participants, qu’il s’agisse de dirigeants, d'actionnaires, de membres ou d'autres parties prenantes, la possibilité de collaborer de manière sécurisée, accessible et flexible.
Table des matières
- Changement de paradigme en événementiel
- Des AGA simples et engageantes, c'est possible?
- Comment organiser une AGA virtuelle ou hybride
- La sécurité des données
- Choisir le bon outil et le bon partenaire
Changement de paradigme en événementiel
En tirant parti des progrès technologiques, les AGA virtuelles, hybrides et webdiffusées vous aident à surmonter les limites de distance, de temps et de coût qui constituaient auparavant des obstacles majeurs. Passer du présentiel au virtuel peut être intimidant. Sortir de sa zone de confort est difficile, mais ça en vaut la peine. Selon vos besoins, vos limites et les particularités de votre entreprise, une assemblée générale annuelle virtuelle est peut-être la solution idéale.
Pour en avoir le coeur net, comparez le pour et le contre. Qu'est-ce qui est le plus important pour vous? L'accessibilité pour les participants? La simplicité pour les organisateurs et les intervenants? Offrir une expérience mémorable? Suivre des KPI précis?
Bref, alors que l'univers des événements change rapidement, quelles sont vos priorités et vos besoins?
Des AGA simples et engageantes, c'est possible?
Évidemment qu'elles peuvent être faciles et agréables! Ce changement de paradigme en événementiel se fait au profit de l'accessibilité et de la simplicité. Grâce aux nouvelles technologies, la réputation de lourdeur et d'ennui des AGA n'a plus de place.
La webdiffusion d'aujourd'hui vous offre un rendu professionnel et de qualité télévisuelle. Les fonctionnalités avancées encouragent l'engagement des participants et facilitent le travail des organisateurs.
L'expérience participant
La distance ou le nombre de participants n'étant plus une contrainte, plus de personnes participeront à votre AGA. Vous pouvez rassembler des milliers de personnes sans le moindre problème si vous le souhaitez peu importe où vos intervenants et vos participants se trouvent. Les participants ne seront pas limités à un seul lieu de rencontre. C'est une question d'accessibilité, de flexibilité et d'économies pour bien des gens.
Les plateformes de webdiffusion spécialisées proposent également des fonctionnalités utiles et simples à utiliser pour les participants. Elles offrent aussi des processus de connexion efficaces qui ne nécessitent pas de téléchargements, quel que soit l’appareil utilisé pour le visionnement. Cette fonctionnalité réduit considérablement les problèmes de connexion et offre aux utilisateurs une expérience rapide et facile.
L'expérience organisateur
L'expérience organisateur est avant tout une question d'outils. Les outils et applications choisis sont-ils efficaces? Correspondent-ils à vos besoins spécifiques? Vous permettent-ils assez de contrôle et de flexibilité? L'interface est-elle facile à comprendre et à utiliser? Si la réponse est oui, votre expérience en tant qu'organisateur sera assurément des plus agréables. C'est pour cela qu'il est important de vous questionner sur vos besoins et attentes avant de choisir votre outil de webdiffusion et avant de débuter l'organisation de votre AGA virtuelle, hybride ou webdiffusée.
Imaginez tenir plus de 200 AGA virtuelles en seulement 4 semaines! C'est le genre de projet qui semble difficilement faisable aux premier abord, mais qui est 100 % réalisable avec le bon outil. (Nous parlons par expérience puisque c'est le mandat qu'un de nos clients nous donne chaque année.)
Le suivi des KPI
Dans le monde de l'événementiel et de la webdiffusion, il est crucial de suivre les indicateurs clés de performance (KPI) pour mesurer le succès de votre événement. Les KPI vous permettent d'évaluer l'impact de votre événement sur votre public cible, d'identifier les zones à améliorer et de vous aider à prendre des décisions éclairées pour vos futurs événements. Il en va de même pour les AGA qu'elles soient hybrides ou virtuelles.
Avec un outil outil dédié, le virtuel vous permet de suivre et de compiler de nombreuses statistiques détaillées en direct et différé. À titre d'exemple, les outils icastGo et icastPro vous permettent de suivre et exporter les données ci-dessous. (Attention! Tous les outils sur le marché ne compilent pas nécessairement les mêmes données. Il vaut donc mieux faire des recherches au préalable.)
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Comment organiser une AGA virtuelle ou hybride
Organiser une AGA virtuelle ou hybride comporte de nombreux défis propres à ce genre d'événement. Pour faciliter le travail et entamer une planification et une exécution efficace, il faut vous poser les bonnes questions et déterminer vos besoins et attentes. Vous pourrez alors définir le bon mode de diffusion pour votre entreprise et vos participants, l'outil de votation à utiliser et les fonctionnalités dont vous avez besoin.
1. Mode de diffusion
- AGA hybride dans un endroit de votre choix incluant la captation et la webdiffusion en direct.
- AGA virtuelle avec captation professionnelle dans un endroit de votre choix ou dans un studio professionnel.
- AGA virtuelle avec webdiffusion audio seulement et présentation synchronisée (ex. PowerPoint, Keynote ou autre).
- AGA virtuelle avec webdiffusion vidéo par acquisition de signal avec vos propres outils (ex. webcam, ordinateur portable, salle de conférence ou autre).
- Une combinaison des scénarios précédents adaptée à vos besoins spécifiques? Pas de soucis! La beauté des événements numériques réside en grande partie dans leur flexibilité.
2. Votation
Les votes sont un élément clé des AGA. Ils permettent aux membres de participer activement aux décisions qui affectent leur organisation. Les votes peuvent porter sur des questions importantes telles que l'approbation du budget, l'élection de nouveaux membres du conseil d'administration, la modification des statuts et règlements, etc. Il est donc primordial que ces votes se tiennent de manière efficace et sécuritaire afin de garantir l'intégrité des résultats.
Les outils technologiques peuvent aider à faciliter les votes en ligne, mais il est important de choisir le bon système pour assurer l'intégrité et la sécurité des votes. Les AGA bien organisées avec des votes clairs et équitables peuvent renforcer la confiance des membres dans votre organisation et contribuer à son succès à long terme. Des fonctionnalités avancées telles que la segmentation et la pondération des votes, la possibilité de voter par anticipation, la compilation en temps réel des résultats, et une expérience de votation simplifiée pour tous les participants (autant en présentiel qu'en virtuel) vous y aident..
3. Résumé des fonctionnalités avancées et spécialisées possibles
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Expérience organisateur |
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Expérience participant |
La sécurité des données des AGA virtuelles, hybrides et webdiffusées
La sécurité des données est d’une importance capitale pour toutes les entreprises. Quel que soit votre secteur d'activité, tous les jours, vous prenez donc des mesures pour protéger les informations sensibles contre les accès non autorisés. Il est normal de vous en préoccuper pour vos AGA virtuelles, hybrides et webdiffusées.
Une AGA virtuelle ou hybride sécurisée nécessite une planification et une expertise préalables. Pour trouver un fournisseur qui comprendra vos besoins en matière de gestion sécuritaire des données et saura comment les combler, trois principaux éléments peuvent vous éclairer.
1. Norme ISO 27001
La norme ISO/IEC 27001 est la norme internationale décrivant les meilleures pratiques à suivre dans la création d'un système de gestion de la sécurité de l'information. Elle touche quatre sphères d'intervention dans la gestion des données : la disponibilité des informations et des services, l'intégrité des données critiques, la confidentialité des données sensibles et des données clients ainsi que la disponibilité et la conformité des preuves légales.
Si vous voulez être assuré de travailler avec un spécialiste de la webdiffusion ayant véritablement à coeur la gestion saine et sécuritaire de vos données, optez pour une entreprise certifiée ISO 27001.
« Face à l’essor de la cybercriminalité et à l’émergence constante de nouvelles menaces, il peut paraître difficile, voire impossible, de gérer les cyber-risques. ISO/IEC 27001 aide les organisations à prendre conscience des risques et à identifier et traiter de manière proactive les lacunes. » - Organisation internationale de normalisation
2. Approbation de l'AMF
Au Québec, plusieurs organisations doivent faire approuver leur choix d'outil de votation par l'Autorité des marchés financiers (AMF). Avant de choisir votre solution de webdiffusion avec votation, renseignez-vous auprès des fournisseurs afin de savoir si leur outil a déjà été audité et approuvé par l'AMF.
Si c'est le cas, vous saurez que l'outil est de qualité. De plus, l'équipe du fournisseur sera préparée et pourra vous appuyer lors de votre audit.
3. Solutions d’authentification
Il existe aujourd'hui plusieurs systèmes d’authentification des utilisateurs. Vous devez choisir la meilleure solution selon le niveau de sécurité nécessaire et le type de contrôle que vous souhaitez avoir sur les participants
Liste des solutions d'authentification les plus courantes
- Single Sign On (SSO)
- Liste de courriels autorisés avec mot de passe unique
- Code unique
- Par IP/nom de domaine
En mettant en place ces mesures d'authentification, vous pouvez renforcer la sécurité de votre AGA et vous assurer que seules les personnes autorisées peuvent accéder à l'événement.
Il est essentiel de donner la priorité à la sécurité des données lors des AGA virtuelles, hybrides et en webdiffusion pour protéger les informations sensibles et maintenir la confiance des parties prenantes.
Choisir le bon outil et le bon partenaire
Des outils de réunions comme Teams et Google Meet ne sont d'ordinaire pas adaptés aux événements virtuels tels que les AGA. Bien que ces plateformes soient simples et conviviales, elles ne sont pas conçues pour gérer les grandes audiences et les fonctionnalités spécifiques nécessaires aux événements virtuels et aux AGA. De plus, en cas de problèmes, il peut être difficile d'obtenir de l'aide - particulièrement en français.
Il est donc important de trouver un fournisseur fiable et sécurisé qui répond aux besoins spécifiques de votre organisation. Prenez le temps de réfléchir et d'évaluer les solutions possibles selon vos critères et vos priorités. Cela inclut entre autres votre audience, vos intervenants, les activités et interactions qui seront tenues, vos KPI, mais aussi le niveau de soutien que vous voulez obtenir de la part de votre fournisseur.
En choisissant le bon outil de webdiffusion et le bon partenaire, vous maximisez l'engagement des membres et offrez une expérience de qualité pour tous les participants et les organisateurs. Être en contact avec un chargé de projet et pouvoir discuter de vos enjeux s'avèrent utiles et rassurants pour de nombreux organisateurs.
Pour les organisations qui cherchent un moyen d’offrir plus d’accessibilité et des opportunités en temps réel à leurs membres, les AGA virtuelles, hybrides et webdiffusées sont une excellente solution. Digicast fournit ce service depuis 2006 et peut assurer une expérience sécurisée et personnalisée qui répond aux besoins spécifiques de votre entreprise. Notre expertise en AGA est unique dans l'industrie. Avec la bonne technologie en place, les AGA peuvent être interactives et productives, atteignant ainsi de nouveaux niveaux d’engagement et de démocratisation. Discutez-en avec un spécialiste.